Como colocar cada cliente no sistema, de onde vem cada número, e o que
fazer quando alguma coisa não bate. O roteiro muda conforme o regime
tributário — cada regime tem o seu capítulo.
O que ler primeiro
O caminho é sempre o mesmo: importar os documentos, conferir, apresentar.
O que muda de um regime para outro é quais arquivos o sistema precisa.
Cada pessoa tem o seu acesso. Não existe login compartilhado —
o sistema registra quem importou, quem sincronizou e quem excluiu cada documento.
Tela de entrada.
Se a sessão expirar (8 horas), o sistema pede a senha de novo e
devolve você à mesma tela em que estava. Usuário desativado perde o acesso na hora,
inclusive com a aba já aberta.
2. As telas, em uma olhada
A lista de clientes é o ponto de partida. Cada linha abre o painel daquela empresa.
Lista de clientes. A coluna Regime define o roteiro de importação —
SN, LR ou LP. A coluna Situação diz se a competência já foi apurada.
Menu
Para que serve
Clientes
Lista das empresas. Clique para abrir o painel de uma.
Relatórios
Apuração Completa em Excel, comunicado ao fornecedor, PDF de impacto.
Análise Fiscal
Por produto (NCM), qualidade do dado, cálculo oficial da Receita, benefícios e revisão manual.
Curva 2026 → 2033
A transição ano a ano, com as alíquotas de cada ano.
Importar documentos
Onde entram API, XML, SPED, EFD e extrato do Simples. Também é onde se exclui documento.
Usuários & Perfis
Quem acessa o quê. Usuário não se apaga: desativa-se.
A barra lateral esquerda mostra a saúde das fontes.
Banco de dados, Calculadora da Receita, Consulta de CNPJ e API de notas.
Antes de apresentar números a um cliente, confira se estão todas verdes —
fonte fora do ar significa número incompleto.
3. De onde vem cada dado
O sistema nunca inventa número. Cada valor tem uma origem, e a tela diz qual.
Arquivo / fonte
O que traz
Onde entra
API de NF-e
NF-e, NFS-e e CT-e do cofre do provedor
Importar documentos · aba API de NF-e
XML avulso
Notas que a API não trouxe
Importar documentos · aba Upload Manual XML
SPED Fiscal
Entradas do mês inteiro e o ICMS apurado
Importar documentos · aba Upload Manual SPED
EFD-Contribuições
PIS/COFINS apurado e as ND/Faturas
Importar documentos · aba Upload Manual SPED
Extrato do PGDAS-D
O DAS pago e sua repartição por tributo
Importar documentos · aba Extrato do Simples
Por que a ND/Fatura precisa do EFD. Locação de bem móvel — veículo,
máquina, equipamento — não sofre ISS, então a locadora não emite NFS-e: emite fatura ou
nota de débito. Sem nota, não existe XML, e sem XML a API não tem o que entregar.
Esses documentos só chegam pelo EFD-Contribuições. Ignorá-los subestima o crédito e
infla o imposto projetado.
4. Simples NacionalSN
Duas fontes: as notas, pela API, e o extrato do PGDAS-D, que traz a guia
efetivamente paga. Sem o extrato o painel não publica o "o que você paga hoje".
Importe as notas pela API. Abra a empresa, vá em
Importar documentos · aba API de NF-e, escolha o período e sincronize.
O sistema baixa NF-e, NFS-e e CT-e e consulta o regime de cada fornecedor.
Aba API de NF-e. A primeira importação de um cliente demora —
a consulta de fornecedores é feita um a um, por limite da base pública de CNPJ.
Envie o extrato do PGDAS-D. Mesma janela, aba Extrato do Simples,
que só aparece para empresa do Simples. Um arquivo por competência.
Aba Extrato do Simples. O sistema lê o PDF e separa a guia por tributo.
Confira o painel. Com o extrato aplicado, o card mostra o DAS pago —
o número que o cliente reconhece — e separa o que a reforma substitui do que continua existindo.
Painel do Simples. O selo apurado em cada mês indica que o extrato daquela
competência já entrou.
Abra a competência para ver a conta aberta: o que vira IBS/CBS e o que
continua sendo pago depois de 2033.
IRPJ, CSLL e INSS/CPP não são substituídos pela reforma — por isso aparecem
separados. Comparar a guia inteira com IBS/CBS infla a economia.
Sem o extrato, o painel mostra "—" no lugar do valor.
É proposital. O Simples recolhe tudo numa guia só, com alíquota efetiva que depende do
RBT12 e do Fator R; repartir por percentual médio do anexo é aproximação. Preferimos
pedir o arquivo a publicar uma estimativa com cara de apuração.
5. Lucro Real · serviçosLR
Aqui o EFD-Contribuições é obrigatório — e é ele que traz as ND/Faturas
de locação, que a API nunca vai trazer.
Importe as notas pela API, como em qualquer regime.
Envie o EFD-Contribuições do mês. Importar documentos ·
aba Upload Manual SPED (a mesma aba do SPED Fiscal; o sistema
identifica o tipo do arquivo sozinho).
Aba Upload Manual SPED. Aceita SPED Fiscal e EFD-Contribuições,
em .txt ou .zip. Escolha a competência antes de enviar.
O sistema importa as ND/Faturas automaticamente. Do EFD ele separa os
documentos de aquisição de serviço sem chave de acesso — as faturas — e
registra cada uma. Documento com chave é ignorado aqui, porque já veio pela
API: importar pelos dois caminhos contaria o crédito duas vezes.
Antes de registrar qualquer ND, o sistema consulta o regime do
fornecedor na base pública de CNPJ, igual às demais importações. Fornecedor do
Simples ou MEI tem o crédito bloqueado e vai para a lista de oportunidades.
Confira o painel. O aviso do topo já soma o crédito que os fornecedores
do Simples estão bloqueando.
Painel de Lucro Real. O card de crédito bloqueado inclui as ND/Faturas.
Abra a competência e vá em Ver notas fiscais desta competência.
As ND aparecem identificadas como ND/Fatura, com o fornecedor,
o valor e o crédito perdido.
Cada fornecedor do Simples vira uma oportunidade, com o valor comprado,
o crédito perdido e a estratégia sugerida. O botão Em análise gera o
comunicado ao fornecedor.
Sem o EFD, o painel não publica o "o que você paga hoje".
No Lucro Real o PIS/COFINS é não-cumulativo: o valor depende dos créditos que a empresa
apurou sobre insumos, energia, aluguel e depreciação — nada disso se deduz do faturamento.
O que o sistema já sabe continua aparecendo: o ISS sai das próprias notas de
serviço e é mostrado como parcial, com a marcação de que falta o PIS/COFINS.
6. Lucro Real · comércio e varejoLR
Mesmo roteiro do anterior, mais o SPED Fiscal — sem ele o ICMS fica zero,
o que é indefensável num supermercado.
Importe as notas pela API. Em varejo são milhares por mês; a primeira
importação leva alguns minutos.
Envie o SPED Fiscal. Ele traz as entradas do mês inteiro num arquivo só e,
principalmente, o ICMS que a empresa apurou (bloco E).
Envie o EFD-Contribuições. No varejo a diferença é enorme: boa parte da
receita é monofásica ou de alíquota zero, e estimar PIS/COFINS sobre o faturamento
inteiro erra por ordem de grandeza.
Confira o painel. Com as duas fontes, o mês fica marcado como apurado.
Painel de varejo. O selo verde no topo indica que a projeção foi conferida
contra a Calculadora Oficial da Receita Federal.Na competência aberta, cada tributo mostra a sua origem: PIS/COFINS do
EFD-Contribuições, ICMS do bloco E do SPED.
Antes de apresentar, passe pela Análise Fiscal. Em varejo alimentício,
muitos produtos não geram crédito para quem compra (cesta básica, por exemplo) —
a aba Cálculo oficial RFB aplica a tabela da Receita produto a produto.
7. Lucro PresumidoLP
O regime mais simples de operar: só as notas. Não precisa de EFD nem de extrato.
Importe as notas pela API. É só isso para o painel ficar completo.
Complete com XML avulso se faltar alguma nota. O cofre da API não traz 100%
dos documentos; conferir contra o relatório do provedor é boa prática.
Aba Upload Manual XML. Aceita XML solto ou ZIP. Nota repetida é
reconhecida pela chave de acesso e não entra duas vezes.
O painel já publica o "o que você paga hoje".Painel de Lucro Presumido, com todas as competências publicadas.
Por que aqui não é preciso arquivo nenhum. No Lucro Presumido o
PIS/COFINS é cumulativo: 0,65% + 3% direto sobre a receita bruta, sem crédito de entrada.
A conta que o sistema faz é exatamente a conta que a empresa faz — não é estimativa.
8. Análise Fiscal
É a tela de conferência. Sempre passe por ela antes de mostrar números ao cliente.
Por produto (NCM)
Quanto de crédito cada produto gera e quanto está bloqueado.
Qualidade do dado
Diz se os documentos têm tudo que o cálculo oficial exige — NCM, CST, município.
Item sem NCM não é erro do sistema: é lacuna do arquivo do emissor.
Cálculo oficial RFB
Aplica a Calculadora Oficial da Receita Federal nota a nota e compara com a
estimativa do sistema. É o que sustenta o selo de projeção validada.
Revisão manual
Quando a consulta ao regime de um fornecedor falha — a base pública fora do ar,
limite de consultas atingido — o sistema bloqueia o crédito por segurança e
marca o fornecedor para revisão. Nunca rotula como Simples sem confirmação.
Cada linha aqui é crédito que o cliente pode ter direito e não está aproveitando.
O botão Reconsultar pendentes tenta de novo, só nos que faltam.
Quem continuar sem resposta permanece bloqueado e nesta lista.
Bloqueio não vira palpite.
9. Curva 2026 → 2033
O painel do cliente mostra 2027, o primeiro ano de mudança real. Esta tela mostra
o caminho inteiro, ano a ano, com as alíquotas de cada ano.
É a resposta à primeira pergunta que todo contador faz: "e até lá, como fica?".
10. Excluir um documento
Nota lançada por engano, duplicada ou de outra empresa.
Abra a empresa e vá em Importar documentos.
Última aba: Exclusão de Documentos.
Localize o documento e confirme a exclusão.
Aba Exclusão de Documentos.
O documento não é apagado do banco: fica marcado como excluído, sai
da apuração e a competência é recalculada. A trilha de auditoria guarda quem excluiu e
quando. Documento excluído por engano pode ser reimportado normalmente.
Cancelamento é diferente de exclusão. Nota cancelada pelo emissor
entra pelo evento oficial. A lista "Conferir cancelamento", que aparece na competência,
é uma rede de segurança para possíveis duplicatas — não é a fonte do cancelamento.
11. Quando alguma coisa não bate
O painel mostra "—" no lugar do valor de hoje
Falta o arquivo que aquele regime exige: EFD-Contribuições no Lucro Real,
extrato do PGDAS-D no Simples. A própria tela diz qual. A projeção da reforma
continua aparecendo — ela vem das notas, que já estão no sistema.
A importação avisou que veio incompleta
Um dos blocos falhou. A apuração não é recalculada nesse caso, de propósito:
recalcular com um bloco faltando gravaria a competência com aquele pedaço zerado.
Os documentos que chegaram ficam guardados — corrija a causa e sincronize de novo.
Um fornecedor aparece como "Não verificado"
A consulta de CNPJ não respondeu. O crédito fica bloqueado por segurança.
Vá em Análise Fiscal · Revisão manual e reconsulte.
O total do relatório não bate com o do painel
Confira se todas as competências do período foram apuradas e se o mesmo mês está
selecionado nos dois lugares. O relatório Apuração Completa tem uma aba de
Resumo Mensal que mostra competência por competência.
A barra lateral mostra uma fonte em vermelho
Alguma integração está fora do ar. Os números existentes continuam válidos, mas
não importe nem apresente nada até normalizar — o resultado sairia incompleto.
ReformaTax · Manual de uso · As telas deste manual foram capturadas de um ambiente de
demonstração; empresas, CNPJ e fornecedores são fictícios.
